テレワークに向けて業務スタイルを最適化、そこで必要なスキルとは?

テレワークに向けて業務スタイルを最適化、そこで必要なスキルとは?

緊急事態宣言による不要不急の外出を自粛する中で、クライアントも含めたテレワークに、メンバーもようやく慣れてきました。

“今後のWeb業界で求められるスキルとは何か?”を、ビジネス・アーキテクツは考えてきました。今回は互いに顔の見えない距離で業務を行うにあたり、テレワーク以前から最適化を求めてきた業務スタイルをご紹介したいと思います。

なお、このコラムは全3回に渡って展開しています。第1回ではテレワーク時代に必要なスキルの全般論について、第2回ではテレワークで求められるコミュニケーションスキルについて紹介しますので、こちらもご参考になれば幸いです。

※このインタビューは4月下旬に実施しました。掲載情報等が現在と異なる場合があります。

デザインツール「Figma」は認識の共有に有用(デザイナー・Aさんの場合)

デザイナー・Aさん

――Aさんは制作チーフとして動くことも多いですが、他のデザイナーとの共同作業は、テレワーク以前と変わりましたか?

「ほかのデザイナーとの共同作業には、以前からFigmaを利用しているのですが、テレワークにおいても使い勝手がいいですね。テレワークになってからは、Zoomをバックエンドで起動して、他のメンバーと話しながら、作業をするようになりました。オフィスで隣り合わせの席に座って話をしながら作業するのと、状況はほとんど変わらないですよ」(Aさん)

――Figmaをテレワークで利用することの、一番のメリットは何でしょうか?

「個人的にはデザインワークよりも、その前の認識の共有の部分で役に立っています。事例になるサンプルを画面上にペタペタ貼ってみたり、そのときの会話をメモに残したり。そうやってデザインの方向性などについて、意見のすり合わせをしているんです。Google ドキュメントでも似たようなことができますが、Figmaならある程度まで進めたデザインの上に、さらにサンプルやメモを貼ることができます」(Aさん)

――ホワイトボードを使うよりも、コピーなどが手軽にできるのが良さそうですね。

「そうですね、実際に顔を合わせるより、Figma上でミーティングした方が便利な部分になるかと思います。インターフェイスがすべて英語なので、慣れるまでには時間がかかるのですが、使い方を覚えておいて損はないと思います。あとは、PCの負荷が大きいので、少し性能のいいマシンを用意した方がよいかと」(Aさん)

進行管理におけるタスク管理・チャットツールの使い分け(ディレクター・KさんとMさんの場合)

――ビジネス・アーキテクツではタスク管理に「Backlog」を、チャットに「Slack」を利用しています。どちらもコメントのやり取りができますが、その使い分けについて教えてください。

「クライアントとのやり取りには、全てBacklogを使っていますね。コメントの履歴をたどりやすいので、“言った・言わない”の問題が起きにくくなります」(Kさん)

「僕はクライアントのオフィスに7年以上常駐しているので、随分前からBacklogを相手と共有済みです。最近ではクライアントも課題(※)を登録してくれるようになり、案件の受注状況、予算の消化率などが、かなり見える化できたと思います」(Mさん)

※課題:Backlog上におけるタスクの単位

ディレクター・Mさん

――クライアントとBacklogを共有する上では、“必ずこの項目を登録する”、“案件ごとにファイルの保存場所を分ける”などのルール化が必要だと思います。

「そこはすごく大事ですね。カテゴリの設定、フラグの有無などが確実に運用されることで、Backlogの有効性は何倍にもなります。この部分については、クライアントにも徹底していただくように、あの手この手で要請しました。テレワーク環境下においても、スムーズにタスクを進行できているのは、Backlogのおかげだと思います」(Mさん)

「ルール化については、お客様次第というところもあるかと思います。私の場合は、それっぽい感じに登録してもらって、後でこちらが直すこともありますね。ただ、コメントを入れる際には、必ず通知の設定をしてもらうようにお願いしています。Backlogの良いところは、誰かがコメントを登録すると、それがメールに通知されることです。コメントをBacklogで一元管理しつつ、メールでもその内容をチェックできるのが魅力だと思います」(Kさん)

――チャットツールにはSlackを利用していますが、Backlogとはどのように使い分けていますか?

「テレワークになって直接顔を合わせる機会なくなったので、業務連絡や確認にBacklogを利用する機会が増えました。ただ、まだ慣れていない人もいるので、Backlogで何かをした際に、その確認の連絡をSlackで行うという運用をしています。課題にならないような質問のやり取りもSlackですね」(Kさん)

「Kさんと同じで、案件化する前のちょっとした相談、ミーティングの設定といった業務連絡にSlackを使っています。クライアント側に常駐していた時には気軽にできていた相談事を、Slackで行っているという感じですね」(Mさん)

――テレワークが進む中で、BacklogやSlackといったツールの必要性は高まっていくのでしょうか?

「OSやブラウザに依存しない、10年前では考えられないような、クラウドベースの便利なツールが増えています。Web業界は比較的テレワークをしやすいと思います。設計から実装までをオンラインで確認するのが、今後は当たり前になっていくのではないでしょうか」(Mさん)

社内コミュニケーションにおけるSlackの利点(エンジニア・Yさんの場合)

エンジニア・Yさん

――ビジネス・アーキテクツは3月下旬からテレワークに移行しましたが、エンジニアリングにおけるコアなツールの使い方は、共同作業においても変わらないですか?

「変わらないですね。リアルタイムな共同作業はあまり無いので、この部分のやり方は意外と変わらないです」(Yさん)

――その他にテレワークになって利用する機会が増えたツールがあれば教えてください。

「外部とはBacklog、内部ではSlackを連絡用に使っています。クライアントに提案する資料は、Googleドキュメントで共有していますね」(Yさん)

――内部の連絡はSlackということですが、メールなどと比べた時の魅力は何でしょうか?

「固くなり過ぎないことですかね。社外であっても名前を入れて、『お世話になっています』と定型文を付けてといった手間がない。フレンドリーに話せるので、相手との距離を縮めることができると思います」(Yさん)

――機能的に何か便利に使っているものはありますか?

「Googleカレンダーなど、他のサービスと連携させています。カレンダーに登録した予定が、朝一番にSlackに表示されるといった感じですね。社内で運用しているチャンネルは30ぐらいあるかな。RSSで拾ってきた業界ニュースが表示されるチャンネルもありますよ」(Yさん)

――そこまで活用していると、Slackに使っている時間も増えてしまうのでは?

「増えていますけど、必要な時間だと思います。一方で『この時間の取られ方はおかしい』ということもありますね。『この会話は全員参加する必要ある?』とか、『一度調べてからと質問してくれ』ということもあります。そうした感覚は、Slackを使う上では大切なのではないでしょうか」

テレワーク時代に必要なスキル、手にしていますか?

クライアントも社内メンバーも顔が見えない距離で仕事をする場面では、Figma やBacklog、Slackといったクラウドツールが役立ちます。それもただ使っているだけでなく、運用ルールを設定したり、クラウドならではの距離感を意識することが大事です。こうしたツールの使いこなしは、今後のテレワーク時代において重要なスキルとなっていくでしょう。

その他にも、テレワーク本格化時代に求められるスキルは多岐に渡ります。これについては、第1回と第2回のコラムでも紹介させていただきますので、ご参考になれば幸いです。

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